Os anexos são arquivos adicionados aos processos/documentos que servem como complementos dos mesmos e ficam reunidos na pasta digital. O sistema possibilita a sua liberação de acesso para usuários externos, quando é necessário liberar ou enviar os anexos do processo/documento para um e-mail.
A liberação de vista ao processo/envio de e-mail vale somente para os anexos escolhidos pelo usuário. O solicitante não terá acesso ao processo na íntegra e em tempo real e receberá um aviso da liberação por e-mail.
Acompanhe o passo a passo de como utilizar esta funcionalidade:
- Acesse o processo/documento desejado.
- Na tela de dados do processo/documento, clique na aba 'Anexos' para abrir a Pasta Digital.
- Clique no ícone de três pontos do anexo que deseja liberar acesso e selecione a opção 'Liberar acesso externo'.
- Para ação em lote, marque a caixa de seleção dos anexos desejados e clique no ícone de três pontos do 'X anexos selecionados'.
- Caso o anexo possua configuração de sigilo, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação ao tentar liberar o acesso externo, alertando de que se trata de um documento restrito.
- Desmarque a opção ‘Liberar acesso devido a um pedido de vista’.
- No campo ‘Liberar acesso externo para’, preencha com o e-mail do usuário que terá acesso.
- Ao preencher com um e-mail que já esteja vinculado a um cadastro no sistema, a liberação é feita para o e-mail do usuário e para o Portal de Atendimento nos ‘Acesso liberados’.
- Caso o e-mail preenchido não esteja vinculado a nenhum cadastro, a visualização do anexo é realizada apenas por e-mail.
- Por fim, clique no botão 'Liberar'.
- O usuário receberá uma notificação por e-mail informando da liberação.