Os metadados são informações adicionais associadas aos anexos de um processo ou documento no Solar BPM. Eles têm como principal objetivo facilitar a organização, a classificação e a recuperação de documentos, tornando as buscas mais eficientes e promovendo maior controle das informações armazenadas na pasta digital.
Por meio dessa funcionalidade, é possível visualizar, incluir, alterar e excluir metadados de anexos específicos, respeitando critérios técnicos e de permissão definidos pelo sistema. Todas as ações realizadas sobre os metadados ficam registradas no histórico do anexo, assegurando rastreabilidade e auditoria das alterações.
Visualizar os metadados do processo
- Acesse a pasta digital do processo ou documento desejado e clique na aba 'Anexos'.
- Localize o anexo desejado e clique no ícone de 'três pontos'.
- Selecione a opção 'Metadados'.
- Ao abrir a tela de metadados, você poderá visualizar todas as informações já associadas ao anexo, desde que possua permissão de acesso ao documento.
A forma de exibição dos metadados pode variar conforme o tipo de anexo selecionado.
Incluir metadados
Há duas formas de inclusão:
Inclusão manual
- Clique em 'Incluir'.
- Preencha os campos 'Nome do metadado' e 'Valor'.
- Clique em 'Salvar'.
Importação via planilha
- Clique em 'Importar metadados'.
- Realize a importação conforme o modelo de planilha disponibilizado pelo sistema.
Existe um limite total de até 100 metadados por anexo.
A inclusão ocorre sempre em um anexo por vez, não sendo possível realizar ações em lote.
O arquivo inserido deve possuir o formato .xls ou .xlsx e conter a seguinte estrutura:
uma coluna com o nome do metadado a ser inserido; outra coluna com o valor do metadado a ser inserido. Não é necessário cabeçalho nas colunas, ou seja, os dados devem ser informados diretamente.
Alterar metadados
- Após salvar um metadado, a opção 'Editar' (ícone de lápis) será habilitada.
- Clique no botão de edição habilitado, para modificar o valor do metadado.
- Clique em 'Salvar' para confirmar.
O nome do metadado não pode ser alterado após a criação, apenas o valor.
Excluir metadados
- Clique no ícone de “lixeira” correspondente ao metadado.
- Clique em 'Salvar' para confirmar a exclusão
Apenas anexos em formato PDF, já publicados na pasta, permitem inclusão, alteração e exclusão de metadados.
Anexos inseridos por meio da funcionalidade 'Inserir anexo digitalizado' permitem somente a visualização dos metadados.
Somente usuários com permissão de acesso ao anexo podem utilizar essa funcionalidade.
Toda inclusão, alteração ou exclusão de metadados é registrada no histórico do anexo, garantindo rastreabilidade.
Ao salvar a inclusão ou alteração de metadados, todas as assinaturas existentes no documento serão automaticamente removidas.
Com o uso adequado dos metadados, seus documentos passam a ser indexados pelo sistema, contribuindo significativamente para a melhoria na organização, na busca e na recuperação das informações dentro do Solar BPM. Aproveite essa funcionalidade para tornar seus processos ainda mais eficientes.