O cadastro de processos/documentos representa o ingresso e registro de novos processos/documentos dentro do sistema de forma estruturada. É durante o cadastro que são informadas informações como o seu tipo, unidades de origem e responsável, interessado e outras informações importantes.
Para realizar o cadastro de um processo/documento, siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral, acesse o módulo ‘SOLAR’
- Clique em ‘Cadastro de Processo/Documento’.
- Busque pelo assunto que deseja cadastrar.
- No assunto desejado, clique no botão 'Cadastrar'.
- Preencha os campos do formulário, aqueles com asterisco são de preenchimento obrigatório, e clique no botão 'Próximo>'.
- Campo 'Unidade responsável': setor/unidade responsável por atender ou responder o conteúdo do processo/documento protocolado. Por exemplo: um ofício originado na Secretaria de Educação e destinado à Secretaria de Obras para manutenção em uma unidade escolar. Neste caso, o setor responsável é a Secretaria de Obras.
- ‘Detalhamento do assunto‘: descreve, de forma resumida, o assunto que está sendo tratado neste protocolo. Exemplo: Precisamos contratar uma empresa especializada em informática para fornecer suporte técnico e manutenção para as aulas on-line nas unidades de ensino da região norte. Isso inclui a configuração de equipamentos, resolução de problemas técnicos e treinamento para o uso das plataformas de ensino remoto
- 'Controle de acesso': o padrão o sistema já traz a regra "Público", onde quem terá acesso ao processo será os usuários das unidades por onde o processo tramitou. Caso necessário, utilize outras regras de controle configuradas no sistema.
- Confira os dados de cadastro e, para finalizar, clique no botão ‘Salvar’ para guardar as informações no sistema.
- Confira os dados, caso estejam incorretos, clique no botão 'Voltar'. Se estiverem corretos, clique em 'Concluir Cadastro'.
- O sistema exibirá os dados do processo/documento juntamente com o seu número.