A localização de um processo/documento possibilita pesquisar e encontrar processos/documentos cadastrados no sistema de forma rápida e organizada, através de filtros e critérios de busca. A pesquisa pode ser realizada utilizando filtros como número, dados ou busca textual do processo/documento. Esse recurso facilita o acompanhamento das tramitações e o acesso às informações relacionadas aos processos/documentos em andamento ou finalizados.
A consulta textual possibilita a pesquisa a partir de palavras ou expressões presentes em qualquer informação cadastrada, incluindo dados do processo/documento e o conteúdo de seus anexos. Essa funcionalidade utiliza mecanismos de indexação que identificam termos similares, destacam os resultados encontrados e possibilitam salvar buscas recorrentes, proporcionando agilidade e precisão na localização das informações.
Para localizar um processo ou documento por alguma palavra que esteja inclusa no conteúdo do processo, siga o passo a passo abaixo:
A busca textual é muito útil quando o número de identificação do processo/documento é desconhecido, mas não algumas palavras ou frases dele.
- No menu lateral, acesse o módulo ‘SOLAR’.
- Clique no menu ‘Consulta de processos/documentos’
- Selecione a aba ‘Textual’.
- No campo ‘Pesquisar em’, informe o local do processo em que o termo deverá ser pesquisado: todo o processo, nos anexos, no detalhamento do assunto, no interessado ou no número externo.
- Informe as palavras-chave a serem pesquisadas no campo indicado.
A pesquisa poderá ser efetuada utilizando os conectores de pesquisa E, OU, ”” (aspas) e NÃO.
Aspas (" "): busca a expressão exata.
Ex.: "Machado de Assis".
E: retorna registros que contenham todos os termos.
Ex.: "Machado de Assis" E férias.
OU: retorna registros com pelo menos um dos termos.
Ex.: "Machado de Assis" OU "José da Silva".
NÃO: exclui registros que contenham determinado termo.
Ex.: "Machado de Assis" NÃO férias.
- Opcionalmente, utilize a opção ‘Adicionar parâmetro’ para combinar mais de um filtro para compor a sua pesquisa.
- Acione o botão ‘Buscar’ para obter o resultado da pesquisa.
- Caso sua busca seja um tipo de busca recorrente, você poderá salvá-la para futuras consultas acionando o botão ‘Salvar’.
- Os termos encontrados são destacados nos resultados.
- É possível ordenar os resultados por Número do Processo (ascendente e descendente) e Sigla da Unidade Atual (ascendente e descendente).
- Utilize os filtros laterais (classificação, órgão, unidade, situação) para refinar a busca.
- Caso o termo esteja em um anexo, o sistema exibirá um link direto para visualização.
No resultado da consulta você poderá visualizar os dados do processo/documento clicando sobre o seu número, visualizar os documentos encontrados clicando sobre eles e visualizar as informações básicas clicando em ‘Mais informações’.
- Processos ou documentos sigilosos não aparecem nos resultados para usuários sem permissão.
- É possível exportar os resultados em formato Excel.
A consulta textual transforma a busca por informações em um processo rápido, inteligente e altamente eficiente, mesmo em bases documentais extensas.