A funcionalidade de inclusão de anexos permite adicionar documentos digitais a um processo ou documento no sistema, garantindo organização, rastreabilidade e capacidade de busca por meio da aplicação de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e da indexação por metadados.
Todo anexo inserido passa por processamento automático de OCR, sempre que aplicável, possibilitando a pesquisa do conteúdo textual e dos metadados associados. Dependendo do tipo de anexo e da forma de inserção, o usuário poderá informar, importar ou apenas visualizar metadados, conforme regras sistêmicas e legais.
Confira abaixo o passo a passo para inclusão de um anexo no processo ou documento:
- Acesse o processo desejado.
- Na tela de dados do processo, clique na aba 'Anexos' para abrir a Pasta Digital.
- Clique no ícone de 'Clips' para inserir novos anexos.
- Arraste os arquivos desejados para a área de transferência ou clique em 'Selecionar arquivo' para escolher os documentos no seu computador.
O sistema permite a inclusão de múltiplos arquivos simultaneamente, basta arrastá-los para a área indicada.
Para cada arquivo selecionado, é possível configurar:
Status do documento
- Publicado: o anexo é imediatamente disponibilizado na pasta digital.
- Em elaboração: o documento ainda está em construção e poderá receber versões e ajustes antes da publicação.
Assinatura
- Marque a coluna 'Assinar' caso o documento deva ser assinado digitalmente.
Sigilo
- Caso necessário, aplique a configuração de sigilo, restringindo o acesso ao anexo conforme perfil de usuário.
O sistema também permite a inserção de anexos digitalizados, conforme as regras abaixo:
- Ao inserir um anexo digitalizado, o preenchimento dos metadados obrigatórios, conforme o Decreto nº 10.278/2020, é exigido.
- O documento deverá ser assinado digitalmente com o certificado ICP‑Brasil.
- Se o arquivo já contiver metadados, o sistema poderá importá-los automaticamente; caso contrário, o preenchimento será manual.
Metadados associados a anexos digitalizados não podem ser alterados após a inserção.
Não é permitida a existência de metadados com chaves duplicadas dentro do mesmo anexo.
O conteúdo textual extraído e os metadados são indexados automaticamente, viabilizando buscas mais rápidas e precisas no sistema.
A efetividade do OCR depende da qualidade do arquivo (resolução, legibilidade e ausência de distorções).
Documentos inseridos como 'Em elaboração' possuem funcionalidades específicas de visualização, histórico e versionamento.
Também é possível inserir documentos a partir de modelo ou peça em branco, por meio da opção 'Outras opções'.
A ordem dos anexos pode ser alterada arrastando o ícone de “duas barras” ao lado do nome do arquivo.
Após configurar as opções desejadas, clique em 'Enviar'. Os arquivos serão inseridos na pasta digital conforme as definições realizadas.
Ao inserir os anexos corretamente, com atenção às configurações de metadados, OCR, status e assinatura, você garante validade jurídica, organização e fácil recuperação das informações, tornando a gestão de processos e documentos muito mais eficiente.