A assinatura digital garante a autenticidade, segurança e validade jurídica dos anexos no ambiente digital. Além disso, ela elimina a necessidade de procedimentos manuais, reduzindo custos e otimizando tempo, especialmente em fluxos que envolvem aprovação e formalização de decisões, permitindo formalizar decisões, envolver múltiplos interessados de forma ágil.
Para realizar a assinatura de anexos, não é necessário possuir a carga do processo/documento. Ela pode ser realizada tanto em anexos já publicados quanto naqueles que ainda estejam em elaboração e, também, caso o anexo possua uma regra de sigilo que impede a sua visualização.
Para realizar a assinatura de anexos, não é necessário possuir a carga do processo/documento. Ela pode ser realizada tanto em anexos já publicados quanto naqueles que ainda estejam em elaboração e, também, caso o anexo possua uma regra de sigilo que impede a sua visualização.
Sempre confira o teor dos arquivos que serão assinados com atenção, pois a assinatura não poderá ser removida depois de realizada.
Para assinar digitalmente um anexo, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o processo/documento desejado.
- Na tela de dados do processo/documento, clique na aba 'Anexos' para abrir a Pasta Digital.
- Clique no ícone de três pontos do anexo desejado e selecione a opção ‘Assinar selecionado(s)’.
- Para realizar a assinatura em lote, selecione a caixa de seleção dos anexos desejados e, clique no ícone de três pontos do 'X anexos selecionados', exibido na parte superior dos anexos ao selecionar mais de um.
- Na nova janela. selecione o tipo e o padrão de assinatura, informe sua senha e clique no botão ‘Assinar’ para assinar digitalmente.
- Os tipos de assinatura são controlados pelo sistema e habilitados conforme a extensão dos arquivos selecionados, configurações do administrador, tarefas ou formulários.
- Certificado ICP-Brasil: assinatura digital que utiliza o certificado emitido no padrão ICP-Brasil, possui validade jurídica reconhecida, ideal para documentos que exigem maior formalidade ou precisão técnica. Para utilizar essa opção, pode ser necessário instalar um plugin específico no navegador.
- Assinatura Eletrônica do Sistema SolarBPM: alternativa simplificada, baseada na identificação do usuário pelo sistema, prioriza praticidade e situações em que o documento não requer conformidade com padrões externos.
- PAdES: padrão para assinaturas digitais em documentos PDF.
- CAdES: padrão para assinaturas digitais que pode ser aplicado a diversos formatos de arquivo, como documentos de texto, planilhas, mensagens eletrônicas, áudios, vídeos etc. Ao assinar um arquivo com CAdES, é gerado um novo arquivo com a extensão .p7s (Attached), contendo o arquivo original e a assinatura digital.
- Os tipos de assinatura são controlados pelo sistema e habilitados conforme a extensão dos arquivos selecionados, configurações do administrador, tarefas ou formulários.
- Para visualizar a assinatura, clique no anexo e, na sua visualização, será exibido o painel de assinatura na parte superior do documento.
- Para que a tarja da assinatura seja apresentada na borda lateral direita do documento, o anexo deverá ser materializado.
- Quando o ícone de medalha estiver na cor laranja, significa que algum anexo do processo/documento possui uma ou mais assinaturas pendentes.