A funcionalidade de sigilo de processo possibilita restringir o acesso a um anexos específico, controlando quem pode visualizá-lo ou interagir com ele. Esse recurso é utilizado quando o conteúdo do anexo é sensível, confidencial ou deve ser limitado a determinados usuários ou perfis. Configurar o sigilo de forma adequada é fundamental para manter a segurança e a conformidade nos processos/documentos, protegendo informações confidenciais e garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações sensíveis.
O sigilo possibilita definir restrições de acesso a anexos mesmo após a sua publicação na pasta digital do processo/documento.
A funcionalidade de configuração de sigilo está disponível apenas para usuários que possuam a permissão específica para essa ação.
Para configurar sigilo de peças já publicadas, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o processo desejado
- Na tela de dados do processo/documento, clique na aba 'Anexos' para abrir a Pasta Digital.
- Clique no ícone de 3 pontos do anexo desejado e selecione a opção ‘Alterar sigilo de peça’.
- Para realizar essa ação em lote, selecione a caixa de seleção dos anexos desejados e clique no ícone de três pontos ao lado dos 'X anexo selecionados' e selecione a opção ‘Alterar sigilo de peça’.
- Na tela de configuração, selecione as bases legais, informe o motivo e as regras de sigilo.
- Dependendo da regra selecionada, o sistema exibirá uma tabela para preenchimento: clique no botão 'Incluir +'. Na nova janela, busque pelos usuários que deseja e clique no botão 'Selecionar'.
- Por fim, clique no botão 'Salvar' para guardar as informações no sistema.
- O anexo ficará restrito segundo a regra de sigilo aplicada.
- As peças que com sigilo serão sinalizadas com ícone de “cadeado” cinza ao lado e os usuários que não estiverem incluídos na regra de sigilo desta peça não conseguirão visualizá-la.
- Ao clicar sobre uma peça que possui sigilo, na qual o usuário não esteja incluído nas regras, o conteúdo desta peça estará oculto com uma ‘Restrito’ exibida em sua página. A peça continua sendo contada na numeração normalmente, mesmo que seja restrita. A barra de assinaturas não é exibida, bem como os botões ‘imprimir’, ‘Imprimir com tarja’ e ‘Baixar com metadados da assinatura’.
- A primeira regra listada, só estará disponível no dropdown caso uma ou mais peças selecionadas já possuam uma regra de sigilo.
- Ao selecionar a terceira, quinta e sétima regra, uma grid é disponibilizada para configurar quais usuários internos serão incluídos nas respectivas regras. Nessa grid é possível consultar usuários, excluir, limpar, visualizar a quantidade de registros da grid, definir a quantidade de linhas por páginas da grid e alternar entre as páginas da grid.
- Na quarta regra, uma grid é disponibilizada para configurar quais interessados serão incluídos na regra. Nessa grid é possível consultar interessados, excluir, limpar, visualizar a quantidade de registros da grid, definir a quantidade de linhas por páginas da grid e alternar entre as páginas da grid.
- Na sexta ou sétima regra, uma grid é disponibilizada para configurar quais setores/unidades serão incluídos nas respectivas regras. Nessa grid é possível consultar setores/unidades, excluir, limpar, visualizar a quantidade de registros da grid, definir a quantidade de linhas por páginas da grid e alternar entre as páginas da grid.
- Usuários que tiveram a assinatura solicitada só poderão visualizar a peça enquanto estiverem incluídos na regra atual dela. Se a regra de sigilo for alterada e eles não estiverem mais incluídos, mesmo com solicitação pendente, não poderão visualizar o nome e o conteúdo.
- As solicitações de assinatura deverão permanecer na fila de assinaturas dos usuários solicitados, mas com o nome e o conteúdo devidamente restritos.
- Caso seja alterado o sigilo de uma ou mais peças que possuam uma solicitação de assinatura (interessados) pendente e o interessado não esteja incluído nas regras, ele deverá poder continuar visualizando a peça e assiná-la normalmente.
- Caso seja alterado o sigilo de uma ou mais peças que tiveram seu acesso externo liberado e o interessado não esteja incluído nas regras, ele deverá poder continuar visualizando a peça normalmente até que o prazo de liberação seja expirado.
- As ações ‘Visualizar sigilo de peça’, ‘Reordenar’ e ‘Abrir pesquisa’ estão sempre habilitadas.
- Para as ações em lote, é necessário possuir permissão de acesso à todas as peças selecionadas, caso não tenha permissão em pelo menos uma delas, a ação em lote será desabilitada (exceto a ação de ‘Visualizar sigilo’ que está habilitada sempre).
- Na ação da materialização, caso sejam selecionadas múltiplas peças e todas possuam sigilo, a ação é desabilitada, a menos que você tenha acesso às peças, caso sejam selecionadas múltiplas peças e pelo menos uma delas não possua sigilo, a ação é habilitada e as peças deverão ser materializadas normalmente, mas as peças sigilosas deverão ser materializadas com a tarja ‘Restrito’, inclusive as que estiverem com as tarjas de assinatura (estas peças não deverão exibir a numeração na materialização).