O que é e como funciona o sigilo de processos/documentos?

O sigilo é utilizado para controlar a visibilidade dos processos/documentos, definindo quem pode visualizar determinadas informações. Esse controle é feito por meio de modelos de sigilo, que funcionam como conjuntos de regras predefinidas, aplicadas a um ou mais processos/documentos.

O que é um Modelo de Sigilo

Um modelo de sigilo é uma configuração que define quais usuários, setores ou grupos têm acesso a um processo/documento sigiloso.

Exemplos:

• Modelo “Sigilo Setor A” - apenas o Setor A pode visualizar o processo/documento.
• Modelo “Sigilo Pessoa X e Y” - apenas as pessoas X e Y podem visualizar o processo/documento.

Esses modelos ficam salvos no sistema e podem ser aplicados em diversos processos/documentos.

Quando o sigilo é aplicado no processo/documento

Ao aplicar um modelo de sigilo em um processo/documento, o sistema copia as regras do modelo para dentro desse processo/documento. A partir desse momento, o processo/documento passa a ter sua própria versão das regras, independentes do modelo original.

Atenção

O sigilo passa a valer imediatamente após a aplicação do modelo no processo/documento.

O que acontece se o modelo for alterado depois

Caso o modelo de sigilo seja alterado (por exemplo, se forem incluídas ou removidas pessoas ou setores), as mudanças não se refletem automaticamente nos processos/documentos que já utilizavam aquele modelo. Esses processos mantêm as regras antigas, vigentes no momento da aplicação.

O sistema indica que o processo possui uma regra customizada, ou seja, diferente do modelo atual.

Exemplos práticos

Exemplo 1 - Sigilo por Setor:

1. O modelo “Sigilo Setor A” define que apenas o Setor A pode visualizar o processo/documento.
2. Todos os processos/documentos com esse modelo ficam visíveis somente para os usuários do Setor A.
3. Quando um novo usuário é incluído no setor, ele automaticamente passa a ter acesso.
4. Quando um usuário é removido do setor, perde o acesso.

Nesse caso, o controle é dinâmico e sempre atualizado conforme a composição do setor.

Exemplo 2 - Sigilo por Pessoa:

1. O modelo “Sigilo Pessoa X e Y” concede acesso apenas às pessoas X e Y.
2. Se o modelo for alterado para “X e Z”, os processos/documentos que já estavam com o modelo aplicado continuarão com X e Y.
3. O sistema entende que o processo/documento possui uma regra personalizada, sem vínculo com o modelo atual.

Nesse caso, o sigilo é estático (“congelado”), mantendo as regras do momento da aplicação.

Como atualizar processos que possuem regras antigas

Se for necessário que os processos/documentos antigos reflitam as alterações feitas em um modelo de sigilo, existem três alternativas possíveis:

Opção 1 - Atualização manual no sistema 

Abra cada processo/documento e reaplique o modelo de sigilo (selecionando novamente o modelo atualizado). Dessa forma, o processo/documento passa a seguir as novas regras de acesso.

Opção 2 - Atualização via script pela Softplan 

Entre em contato com a equipe da Softplan para solicitar a execução de um script de atualização, que aplica o modelo atualizado nos processos/documentos desejados.

Opção 3 - Solicitação de melhoria no sistema 

Caso haja necessidade de atualizar vários processoss/documento em lote, é possível abrir um chamado de melhoria solicitando a criação dessa funcionalidade no Solar BPM.

Resumo das regras